Jak to jest, że niektórym dzień mija w poczuciu dobrze spełnionego obowiązku, a inni rozpoczną kilka różnych zadań i nie ukończą żadnego z nich? Wszystko zależy od tego, jak rozplanujemy sobie pracę w ciągu dnia. Istnieje wiele różnych sposobów, aby efektywnie zarządzać swoim czasem. Jednym z nich jest metoda ALPEN, którą omówię w poniższym artykule. Gotowi?
Metoda ALPEN
Metoda ALPEN ma na celu ułatwić nam planowanie zadań, jakie czekają na nas w danym dniu. Dzięki niej będziemy mogli w prosty sposób zarządzać swoim czasem, co przełoży się na efektywność wykonywanych zadań. Metoda ta składa się z 5 etapów i jest akronimem od słów z języka niemieckiego.
Na czym polega metoda Alpen?
Jeżeli nigdy nie korzystaliśmy z żadnych technik zarządzania czasem, metoda ALPEN wydaje się jedną z najprostszych do wdrożenia. Każdego dnia rano poświęćmy ok. 15 min na wykonanie pięciu kroków, które pomogą nam w realizacji postawionych celów.
Krok I – A, jak AUFGABEN, czyli zadania.
Stwórzmy listę rzeczy, które mamy do wykonania danego dnia. Podejdźmy do tego realnie, nie umieszczajmy tam nic na siłę, tylko po to, żeby wykaz był długi. Najlepiej wypisać tam zadania:
- których nie zrealizowaliśmy w poprzednim dniu,
- z terminem „na już”,
- które pojawiły się dzisiaj i należy je wykonać,
- rutynowe, które wykonujemy codziennie.
Krok II – L, jak LÄNGE SCHÄTZEN. Na tym etapie powinniśmy każdemu zadaniu przypisać czas niezbędny do jego realizacji, a następnie wszystko zsumować.
Krok III – P, jak PUFFERZEITEN EINPLANEN. W kroku trzecim chodzi o to, aby zagospodarować tylko 60% swojego czasu pracy, wliczając w to wszelkie przerwy. Pozostałe 40% ma być naszą rezerwą na czynności nieoczekiwane i niezaplanowane, które mogą pojawić się w trakcie dnia.
Krok IV – E, jak ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN. Na tym etapie ważna jest priorytetyzacja zadań. Przygotowaną wcześniej listę szeregujemy od najważniejszej pozycji do najmniej istotnej. Delegujemy również zadania, które mogą zostać wykonane przez kogoś innego.
Krok V – N, jak NACHKONTROLLE. W ostatnim kroku powinniśmy kontrolować realizację i postęp prac. Odhaczając te, które są już zrobione, będziemy wiedzieli, na jakim etapie jesteśmy. Niezrealizowane zadania posłużą nam do stworzenia nowej listy na następny dzień.
Zarządzanie czasem
Metoda Alpen zdobyła swoją popularność dlatego, że jest prosta do wdrożenia i nie wymaga żadnych skomplikowanych obliczeń lub strategii. Jedyne, czego potrzebujemy, to kartka i długopis. Właściwe planowanie czasu jest umiejętnością bardzo pożądaną w obecnym, pędzącym świecie, który skutecznie stara się nas zdekoncentrować.
Zarządzanie czasem – przeszkody
O naszą uwagę walczą nie tylko obowiązki w pracy, ale i rozpraszacze, które skutecznie nas od nich odciągają. Zaliczyć do nich możemy:
- korzystanie z mediów społecznościowych,
- sprawdzanie prywatnej skrzynki mailowej,
- telefony z ofertą najlepszej fotowoltaiki w mieście,
- pogawędki ze współpracownikami.
Przeczytaj także: Czym są kompetencje miękkie i jak je rozwijać?
W świecie, w którym narażeni jesteśmy na wszechobecne bodźce, bardzo trudno jest skupić się na konkretnych zadaniach. Stajemy się przez to mniej wydajni i sfrustrowani. Przestajemy wywiązywać się z obowiązków, co prowadzi do nawarstwiania się spraw i poczucia, że na nic nie mamy czasu. Dlatego warto skorzystać z takich metod, jak ALPEN.
Zarządzanie czasem – zalety
Jeżeli właściwie zaczniemy zarządzać swoim czasem, frustrację zastąpi poczucie kontroli i panowania nad powierzonymi nam zadaniami. Uporządkujemy otaczający nas chaos i zwiększymy motywację do działania. Segregując sprawy na naszej liście „to do”, będziemy wiedzieli, od czego zacząć, a co scedować na innych. Określenie czasu pracy i zostawienie sobie buforu sprawi, że poczujemy się pewniej i bezpieczniej. Dodatkowo taka lista na wielu podziała uspokajająco. Będą wiedzieć, z czym przyjdzie im się zmierzyć w danym dniu. Porządek na pewno zwiększy naszą efektywność. Koncentrując się na jednym zadaniu, wykonamy je szybciej, co pozwoli oszczędzić nam czas, a w rezultacie wykonać więcej pracy.
Autor tekstu: Klaudyna Malanowska