Inbox zero to doskonała metoda dla każdego, kto ma dosyć chaosu w skrzynce odbiorczej. Nigdy więcej zgubionych maili i niedokończonych spraw! Brzmi nieprawdopodobnie? Uwierz, że to nie jest takie trudne do zrealizowania.
Jak to możliwe, od czego zacząć i czy ta technika jest dla Ciebie – o tym właśnie dowiesz się z tego tekstu.
Czym właściwie jest inbox zero?
Inbox zero to zbiór zasad, dzięki którym Twoja skrzynka odbiorcza stanie się przyjemnie pusta. Bez obaw, głównym zadaniem nie będzie „zaznacz wszystko i usuń”. Twoje wiadomości będą bezpieczne, ale za to idealnie uporządkowane, a Ty będziesz wiedzieć, czym zająć się w pierwszej kolejności.
U kogo sprawdzi się ta metoda?
Przyznaję – nie każdy będzie zadowolony, ale warto sprawdzić, czy akurat u Ciebie inbox zero okaże się wybawieniem.
Odpowiedz sobie na pytania, czy:
- w Twojej skrzynce mailowej nowe zamówienia mieszają się ze zrealizowanymi?
- między zadaniami do zrobienia znajdują się newslettery i zapytania od klientów?
- zdarzało się przeoczyć fakturę do zapłaty zaplątaną między mniej istotnymi wiadomościami?
- często z irytacją szukasz w gąszczu maili tego konkretnego, bo przecież „jeszcze wczoraj go tutaj widziałem”?
Jeśli przynajmniej na część pytań odpowiedziałeś twierdząco, metoda inbox zero będzie dla Ciebie wybawieniem.
Inbox zero to tylko kilka prostych zasad
Przede wszystkim przemyśl, jakiego rodzaju maile otrzymujesz i jakiego działania wymagają. Od tego zależy, ile i jakich kategorii będziesz potrzebować do segregacji wiadomości.
Przeczytaj także: Śródtytuły w tekście SEO – jak je poprawnie stosować?
Najbardziej ogólny podział może wyglądać następująco:
- sprawy pilne – na pilne wiadomości możesz odpowiedzieć natychmiast, ale jeśli w danym momencie nie masz na to czasu, skieruj je właśnie tam, żeby móc do nich usiąść w pierwszej kolejności;
- zadania do wykonania – wszelkie sprawy, którymi musisz się zająć;
- oczekujące na odpowiedź – pytania od klientów, omawianie zleceń i szczegółów zamówień;
- w czasie wolnym – interesujące newslettery, mało ważne sprawy do zrobienia w późniejszym terminie, ciekawe oferty, czyli wszystko, co może poczekać;
- zakończone – miejsce dla zamkniętych spraw;
- do zapłaty – faktury czekające na opłacenie;
- kosz – wszelkie wiadomości, do których nie będziesz już wracać.
To tylko luźne przykłady. Liczba kategorii, ich nazwy i zastosowanie są zależne od Ciebie. Być może w trakcie porządków przyjdą Ci do głowy kolejne pomysły, być może w trakcie użytkowania uznasz niektóre kategorie za niepotrzebne. Wszystko „wyjdzie w praniu”.
Masz kategorie, co dalej?
Obmyśliłeś strukturę swojej skrzynki pocztowej? Świetnie, pierwszy krok w dążeniu do inbox zero za Tobą, ale i tak czeka Cię jeszcze sporo pracy. Jeśli w Twojej skrzynce pocztowej znajduje się kilkaset, a może nawet kilka tysięcy wiadomości, to trzeba będzie poświęcić trochę czasu na skierowanie ich do odpowiednich folderów. Zapewniam jednak, że warto i późniejszy widok pustej skrzynki wart jest każdej minuty spędzonej na porządkach.
Bądź bezwzględny dla spamu
Żeby technika inbox zero weszła w pełni w życie, podchodź do spamu z żelazną konsekwencją. Pożegnaj na zawsze newslettery, które już Cię nie interesują, reklamy przysyłane ze sklepów, w których kiedyś coś kupiłeś i tym podobne wiadomości, które niepotrzebnie wpadają do skrzynki. Znajdź w nich linki do anulowania subskrypcji i użyj ich przed usunięciem maili. Te, w których nie możesz znaleźć tej opcji, oznacz jako spam. Poczta sama sobie z nimi poradzi.
Filtr poczty Twoim sprzymierzeńcem
Warto korzystać z filtrów poczty, które wykonają za Ciebie kawał roboty. Dzięki nim metoda inbox zero będzie jeszcze prostsza, bo przynajmniej część przychodzących wiadomości od razu wpadnie do odpowiednich kategorii omijając skrzynkę odbiorczą. Wystarczy stworzyć kilka prostych zasad. Maile zawierające słowo newsletter mogą trafiać do folderu „w czasie wolnym”, a zapytania od klientów wysyłane na konkretny adres mogą zostać oznaczone jako „oczekujące na odpowiedź”. Pofruną tam omijając skrzynkę odbiorczą.
Posprzątane? Teraz dbaj o porządek
Niezależnie, czy masz ciągły dostęp do poczty, czy otwierasz ją kilka razy dziennie – pilnuj o to, żeby wiadomości trafiały do odpowiednich kategorii, a skrzynka odbiorcza pozostawała pusta. Dzięki temu, kiedy siądziesz do pracy, będziesz wiedzieć, co robić, a priorytety będą już określone.
Już wiesz, czy inbox zero jest dla Ciebie?
Porządek i przejrzystość w mailach są kuszące, prawda? Znajdź trochę czasu i wprowadź w życie inbox zero. Nawet jeśli na początku będziesz mieć wątpliwości, daj sobie czas. Zawsze możesz wrócić do starych ustawień, ale wydaje mi się, że widok pustej skrzynki odbiorczej tak Cię zachwyci, że nigdy tego nie zrobisz.
Autor tekstu: Magdalena Sarama