Kategorie
Wskazówki i ciekawostki

Jak napisać e-mail do klienta?

„Witam”, „Żegnam” i „Z poważaniem” – to świetny sposób pisania e-maili do klientów, aby… ich stracić. Zatrzymanie uwagi odbiorcy w formie wysyłania maili, nie jest takie łatwe, jakby się wydawało. Konieczne jest zastosowanie kilku ważnych, podstawowych zasad, o których piszemy poniżej.

E-mail biznesowy to nie wiadomość do kumpla

Zapewne doskonale wiesz, że jest ogromna różnica między pisaniem prywatnych wiadomości do znajomych a pisaniem e-maili o charakterze biznesowym. Pisząc „biznesowy”, mamy na myśli wszelkie kontakty między Tobą a Twoimi klientami, pracownikami, podwykonawcami, zleceniodawcami i wszystkimi, z którymi łączą Cię mniej lub bardziej oficjalne kontakty oparte o prowadzoną przez Ciebie działalność lub wykonywaną pracę.

Aktualnie korespondencja mailowa jest jedną z podstawowych form komunikacji między ludźmi. Dlatego tak ważne jest, aby zadbać o jej prawidłową formę. Dzięki temu zbudujesz nie tylko dobre relacje z klientami, ale także rozbudujesz i rozwiniesz swoją działalność.

Technika pisania e-maili do klientów

Oczywiste jest, że chcesz przekazać w mailu jakieś istotne informacje. Chciałbyś umówić się z klientem na spotkanie, zaoferować mu dodatkową usługę, przedstawić ofertę współpracy, podziękować za spotkanie, wysłać dokumenty, przesłać mu newsletter z nowościami z branży. Zanim zasiądziesz do pisania, zwróć uwagę na te rzeczy:

  • e-mail nadawcy – używaj tylko kont firmowych lub od zaufanych dostawców, którzy wzbudzają zaufanie (Gmail, Outlook);
  • e-mail odbiorcy – sprawdź kilka razy, czy prawidłowo wpisałeś adres odbiorcy oraz imię i (opcjonalnie) nazwisko;
  • stwórz dobry tytuł – nie zostawiaj tego pola pustego, zawrzyj w nim słowa kluczowe, dotyczące treści, które zachęcą klienta do dalszego czytania; zadbaj o to, aby tytuł był na tyle wyraźny, by się nie zgubił wśród innych maili;
  • przywitaj się – użyj bezpiecznych form: „Dzień dobry”, „Szanowna Pani”, Szanowny Panie”. Unikaj zwrotów poufałych i powitań w stylu „Witam”, które sugerują Twoją wyższość nad klientem;
  • staraj się, aby treść maila była przejrzysta i czytelna; stosuj akapity i oddzielaj ważne kwestie pustymi wersami;
  • pożegnaj się adekwatnie do użytej w powitaniu formy: „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam serdecznie”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”;
  • podpisz się imieniem i nazwiskiem oraz zamieść stopkę z podstawowymi danym firmy i formami kontaktu.

Jak napisać e-mail biznesowy, aby wywrzeć pozytywne wrażenie na kliencie

Technicznie możesz opanować strukturę pisania maili, ale równie ważne jest to JAK piszesz do klienta. Warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.

Pisz poprawnie

Nic tak nie zraża klientów jak niedbały, niepoprawny stylistycznie tekst z błędami językowymi. Jeśli nie jesteś pewny pisowni ortograficznej czy interpunkcji – sięgnij po poradniki i słowniki. Jeśli jakieś zdanie brzmi dziwnie i nienaturalnie – postaraj się je poprawić lub poszukaj pomocy. Szanuj inteligencję klienta.

Pisz zwięźle i na temat

Nie zanudzaj, nie staraj się żartować na siłę, nie pisz w emocjach ani w pompatycznym stylu. Klient często ma mało czasu na czytanie, szybko skanuje tekst w poszukiwaniu najważniejszych informacji i decyduje, co z nim robić dalej. Pisz tylko o rzeczach istotnych z punktu widzenia klienta i tego, co chciałby przeczytać. Unikaj lania wody. Szanuj czas klienta.

Pisz potrzebami klienta

Klient to też człowiek, postaraj się więc zwrócić uwagę na to, kim jest i czego potrzebuje oraz jak możesz mu pomóc. Pokaż klientowi, że go słuchasz i rozumiesz jego wypowiedzi. Bądź życzliwy i empatyczny. Szanuj potrzeby klienta.

Pisz czego potrzebujesz

Na koniec zawrzyj to, czego oczekujesz od klienta. Umów się na spotkanie, poproś o kontakt, zostaw po sobie „wezwanie do działania”, na które powinien odpowiedzieć klient. Szanuj czas i pracę, ale tym razem – swoją.

Autor tekstu: Katarzyna Dycha