Stworzona przez Davida Allena metoda zarządzania sobą w czasie – getting things done (w skrócie gtd) – znalazła już wielu zwolenników na całym świecie. W dzisiejszym natłoku informacji i zadań do zrobienia poszukujemy sposobów na wygospodarowanie większej ilości czasu dla siebie oraz swoich aktywności. Dlaczego metoda gtd stała się tak popularna i w czym może nam pomóc?
Zyskać na czasie dzięki gtd
Jeśli teraz poświęcimy czas na to, aby przyjrzeć się naszym nawykom układania zadań do wykonania i w ogóle sposobu myślenia o nich, mamy szansę na poczucie większej satysfakcji z osiągania swoich celów w przyszłości. Wszystko zależy od tego, jakim zadaniom nadamy priorytet oraz od… paru dodatkowych elementów, na które powinniśmy zwrócić uwagę.
Metoda getting things done to coś więcej niż kolejna lista spraw
Możesz wysnuć wniosek, że nie potrzebujesz kolejnej listy „to do”, jednak gtd to coś więcej niż kolejne zestawienie spraw do załatwienia, to raczej ramowy plan efektywnego działania w życiu zawodowym oraz prywatnym. Przestajesz tracić w ciągu dnia sporą część swojej energii na to, aby ciągle na nowo przypominać i ustawiać swoje sprawy do załatwienia. Zamiast tego już wiesz, na czym powinieneś się skoncentrować w następnym kroku. Metoda getting things done to wreszcie swoisty system spraw, które musisz wykonać, powinieneś załatwić oraz jakie pomysły możesz rozważyć.
U jakich osób sprawdzi się gtd ?
Wypróbuj metodę gtd, jeżeli:
- Tracisz dużo czasu na to, aby wybrać, czym i w jakiej kolejności się zająć,
- Czujesz natłok codziennych spraw,
- Lista Twoich spraw ciągle się powiększa, a żadnej z nich nie doprowadzasz do końca,
- Odczuwasz stres i przeciążenie związane z ilością informacji, które do Ciebie docierają i które musisz zapamiętać.
Konkretne rozwiązanie dla konkretnych efektów
Gtd daje komfort związany z możliwością uwolnienia swoich myśli od natłoku planowania kolejnych realizacji spraw, a pozostałą energię można spożytkować na rozwijanie dodatkowych umiejętności czy zajęcie się już zapomnianymi kwestiami, na które nigdy nie starczało czasu.
Metoda gtd – co się za tym kryje?
Wdrażanie metody gtd możemy podzielić na kilka następujących po sobie etapów, z których każdy polega na czymś innym, jednak połączone budują spójny i stabilny system efektywnego działania.
Etap I: Gromadzenie
Na początku zbieramy wszystkie terminy, plany, zadania, pomysły w jednym miejscu. Nie ma tu określonego narzędzia, z którego musimy skorzystać. Może to być notatnik, ulubiony program komputerowy czy też aplikacja. Ważne, aby wybrane narzędzie było dla nas dostępne zawsze, gdy będziemy chcieli dodać lub przypomnieć sobie następną pozycję.
Etap II: Analizowanie
Kolejny etap to analiza zebranych zadań i pomysłów. Jak ona przebiega? Definiujemy, co dla nas konkretnie oznaczają zgromadzone terminy i plany, a następnie szacujemy, ile czasu zajmie podane zadanie. Sprawy, które nie zajmują więcej niż 2 minuty załatwiamy od razu. Dla bardziej złożonych natomiast, wybieramy albo oddelegowanie ich na inną osobę, albo dzielimy je na mniejsze kroki i dodajemy do systemu gtd.
Przeczytaj również: Slogan reklamowy – czym jest i jakie korzyści płyną z jego posiadania?
Etap III: Porządkowanie
Podczas tego etapu powstałym zadaniom przypisujemy kategorie oraz terminy wykonania, według ich priorytetu. Późniejszym w kolejności dodatkowo ustawiamy odpowiednie przypomnienia. W ten sposób tworzymy harmonogram działań.
Etap IV: Przeglądanie
Powstałe listy zadań powinniśmy regularnie przeglądać i aktualizować. Kończąc jedno zadanie, szybko i płynnie przechodzić do kolejnego, bez zbędnego zastanawiania się, jakie ono jest. Na tym etapie również sprawdzamy, czy wszystkie sprawy i projekty są odpowiednio rozbite, na mniejsze zadania do wykonania. Jeśli zachodzi taka potrzeba, doprecyzowujemy je.
Etap V: Realizacja
Finalnie przechodzimy do realizacji uporządkowanych zadań i mniejszych kroków w większych projektach. Systematycznie sprawdzamy również naszą listę kolejnych działań do podjęcia.
Metoda gtd – najważniejsze wnioski
Jeśli chcesz wypróbować w swojej codzienności metodę, która pozwoli Ci podejść do swoich zadań i długofalowych projektów w bardziej uporządkowany sposób, uwzględniając również systematyczną aktualizację i fokus na priorytety, w metodzie gtd możesz odnaleźć swój sposób na lepsze funkcjonowanie, większą wydajność i oszczędność energii życiowej. Nie tracisz nic, a zyskać możesz… czas, który tak naprawdę jest bezcenny.
Autor tekstu: Daniela Dreszer