Dzisiaj każdy z nas jest posiadaczem skrzynki mailowej (jednej lub wielu), na której notorycznie otrzymuje wiadomości. Niezależnie od ilości dostawanych maili, porządek na skrzynce mailowej jest ważny. Dlaczego? To proste, pozwala nam to na zapanowanie nad wszystkimi wiadomościami oraz zaoszczędzi nam to przede wszystkim czasu, pozbywając nas obowiązku bezsensownego ich przeglądania.
Porządek w skrzynce mailowej – inbox zero
Przed przejściem do omówienia, w jaki sposób zorganizować swoją skrzynkę warto wspomnieć o tym, co „porządek w skrzynce” tak naprawdę oznacza. Powinna to być prosta reguła zwana „inbox zero” – czyli dążenie do tego, aby w skrzynce odbiorczej nie było żadnych zbędnych wiadomości. Pozbycie się wiadomości ze skrzynki wymaga podjęcia decyzji, musimy odpowiedzieć na pytanie: czy musimy odpowiedzieć na nią od razu, czy możemy zrobić to później, czy możemy zignorować ją całkowicie?
Proces porządkowania zajmuje zawsze dłuższą chwilę, jednak za pomocą tych prostych 5 kroków można efektownie ukrócić czas porządkowania swojego maila.
1. Wyłącz powiadomienia
W obecnych czasach każdy z nas ma dostęp do skrzynki mailowej praktycznie z każdego miejsca na świecie – telefon czy laptop, nieważne. Wiele ludzi pomyśli, że posiadanie dostępu do maila w smartfonie jest wygodne, ponieważ pozwala nam ono na szybką reakcję i przeczytanie wiadomości. Tak naprawdę jest całkowicie odwrotnie – stajemy się swego rodzaju niewolnikami swojej poczty, a ludzie zwracają na maile większą uwagę dopiero w momencie, kiedy nie mają na nie odpowiedniej ilości czasu. Jak to rozwiązać? To proste! Wyłącz powiadomienia o przychodzących wiadomościach – te w telefonie i te przychodzące na laptopa/komputer. Poprzez wyłączenie powiadomień człowiek uczy się świadomie czytać wiadomości i ich zawartość.
2. Czytaj wiadomości w określonych porach
Jeśli Twój zawód nie jest powiązany z działem obsługi klienta i charakter Twojej pracy nie wymaga od Ciebie bardzo szybkiej reakcji na wiadomości klientów, ustal sobie, kiedy świadomie będziesz zajmować się mailami na swojej skrzynce odbiorczej.
Kiedy? Jak często? To wszystko zależy od Ciebie oraz Twoich preferencji, trybu pracy czy roli, jaką w Twojej pracy odgrywają maile. Najważniejszym punktem jest to, żeby robić to świadomie.
3. Nie czytaj tej samej wiadomości kilka razy
Ten punkt jest bardzo ważny. Nie czytajmy tej samej wiadomości kilkukrotnie, jeśli świadomie siadamy do przeglądania wiadomości, od razu podejmijmy decyzję, co należy z owymi wiadomościami zrobić. Taka prosta rutyna sprawia, że stajemy się bardziej produktywni, a organizacja skrzynki mailowej stanie się krótsza.
4. Wypisz się z newsletterów, które Cię nie interesują
Jeżeli otrzymujesz wiadomości z ofertami handlowymi lub informacjami z newsletterów, które już Cię nie interesują – nie zastanawiaj się, wypisz się z nich. Nie ma sensu ich czytać.
5. Stwórz skrzynkę mailową, na której chcesz otrzymywać mniej ważne wiadomości
To też jest bardzo prosty sposób na uniknięcie chaosu na Twojej skrzynce odbiorczej. Można mieć w posiadaniu dwa maile z czego jeden jest skierowany na maile, które są priorytetami, a drugie na maile tzw. „Niepotrzebne”, które nie są ważne i nie musimy na nie jakkolwiek odpowiadać. Mogą to być przykładowo wiadomości ze sklepów internetowych, spam, maile z kont w serwisach społecznościowych czy subskrypcje, które są niechciane.
Autor tekstu: Aleksandra Pośpiech