Znasz takie dni, gdy zadania i terminy raptem się spiętrzają? Przeglądasz dokument za dokumentem, ślesz mejl za mejlem, odhaczasz taśmowo spotkania. Kawę robisz z telefonem przy uchu, o jedzeniu przypomina Ci bolesny skurcz żołądka. Jednak zdążasz ze wszystkim. Jakim cudem? Zadziałało Prawo Parkinsona.
Na czym polega prawo Parkinsona?
Najprościej rzecz ujmując, realizacja tego samego zadania może trwać długo albo bardzo krótko. Decyduje o tym ilość czasu, którą dysponujemy. Załatwienie danej sprawy zajmie godzinę, jeśli czekają nas inne zadania, albo cały dzień, gdy to jedyna zaplanowana aktywność. Zjawisko to zaobserwował brytyjski historyk i pisarz C. Northcote Parkinson, odnosząc je do pracy urzędników. Ma ono jednak wymiar uniwersalny – znajduje zastosowanie zarówno w organizacji codziennych obowiązków, jak i sferze zarządzania.
Jak zaprząc prawo Parkinsona do pracy?
Znajomość tej zasady może wznieść zarządzanie czasem na wyższy poziom, a w konsekwencji zwiększyć produktywność. Jak tego dokonać?
Zweryfikuj czas wykonywania zadań
Oszacuj najkrótszy możliwy czas realizacji poszczególnych zadań. Wyobraź sobie, że zaraz po zamknięciu komputera musisz wsiąść do samolotu. Zapewne decyzje podejmujesz wtedy szybko, a pisząc mejle, nie cyzelujesz każdego sformułowania. To dobry wyznacznik maksymalnego tempa pracy.
Planuj dzień
Regularnie priorytetyzuj i planuj działania. Nie „mniej więcej” – wtedy czas ucieknie Ci między palcami. Przypisuj zadaniom konkretne ramy czasowe. Nie zapomnij o ustaleniu pory rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Przeczytaj również: Czym są algorytmy Google i jak działają?
Uwzględnij własne predyspozycje
Każdego charakteryzuje inny moment najwyższej i najniższej efektywności, także w zależności od rodzaju aktywności. Zaobserwuj, o jakiej porze dnia osiągasz pik kreatywności, a kiedy idziesz jak burza przez konkret i twarde dane. Dopasuj plan dnia do wyników obserwacji, a zyskasz więcej na działaniu prawa Parkinsona.
Skup się na zadaniach
Rozważ, co Cię najczęściej rozprasza i wyeliminuj te czynniki. Jeśli rezerwujesz dwie godziny na pracę koncepcyjną, wyłącz na ten czas telefon. Naprawdę mało jest spraw, które nie mogą poczekać, aż wykorzystasz czas maksymalnego skupienia.
Wyznaczaj ambitne, ale realne cele
Główna nagroda za narzucenie sobie reżimu czasowego to satysfakcja – szybko zauważysz, że osiągasz więcej w krótszym czasie. Jednak, gdy przeciążysz kalendarz, skończy się to frustracją, zniechęceniem i poczuciem porażki.
Prawo Parkinsona – nie daj się zwariować
Świadomość działania prawa Parkinsona służy budowaniu samodyscypliny i podnoszeniu produktywności. Umiejętnie wykorzystana zaowocuje większym zadowoleniem z pracy, a może i wyższym stanem konta. Warunkiem powodzenia jest jak zawsze zdrowy rozsądek. Szacując najkrótszy czas wykonania danego zadania, uwzględnij jego zakres, naturę i własne możliwości. Koniecznie zaplanuj czas na odpoczynek. Inaczej efekt będzie krótkotrwały, a ryzykujesz spadkiem jakości realizowanych zadań i wypaleniem zawodowym.
Autor tekstu: Maria Józefacka